Ciudad de México.- Las reglas de la nueva versión del CFDI 3.3 llevan ya varios meses rigiendo las obligaciones fiscales de las empresas con actividades en México. No obstante, siguen existiendo muchas dudas entre los contribuyentes, y las malas prácticas que conllevan pueden implicar sanciones significativas para las organizaciones. Cecilia Suárez, experta en finanzas y ERPs, nos comparte cinco consejos para tener mayor eficiencia en el proceso de facturación y evitar las fallas más comunes que supone esta transición fiscal. 1. DOMINA LAS NUEVAS REGLAS DEL JUEGO Y TEN SIEMPRE EN MENTE EL CALENDARIO FISCAL Las normas fiscales no solo se deben cumplir de forma adecuada, sino que en los tiempos estipulados. Despistarse es bastante habitual, y más cuando cambian las reglas. Es por esa razón que las modificaciones en la reglamentación del SAT implican transiciones complicadas para las empresas que deben adaptar una gran cantidad de sus procesos al nuevo marco fiscal. Para una empresa que posee un ERP (Enterprise Resource Planning), y cuyos procesos están funcionando de manera integrada, los cambios fiscales ponen en marcha proyectos internos de adaptaciones del software. Respecto a este punto, Suárez nos recomienda dos cosas: buscar un ERP que permita configurar rápidamente los cambios, y planear estos proyectos con tiempo para tenerlos acabados antes de que finalice el período de gracia estipulado por el SAT para la adopción definitiva de la nueva factura electrónica. 2. RECUERDA QUE LOS CAMBIOS FISCALES AFECTAN A MUCHAS ÁREAS DE TU EMPRESA Organizar un proyecto interno de modificación del ERP por cambios fiscales requiere de un gran esfuerzo. Como primer paso, por supuesto, el área de impuestos de la empresa debe analizar la ley y llegar a entender en detalle los nuevos requerimientos, tarea que a veces no es fácil, dado que las normas suelen ser poco claras al principio. Así, es necesario consultar varias veces al SAT y todo eso lleva tiempo. Luego, esos requerimientos deben ser plasmados en el ERP, y una vez hecho eso, se debe determinar la mejor manera de llevarlos a cabo en cuanto a diseño y usabilidad del sistema. Este punto requiere de la participación de expertos en ERP, así como a los de las áreas de IT, facturación y finanzas. Finalmente, se presenta la nueva aplicación a los usuarios, quienes validarán el cambio. 3. TEN EN MENTE QUE LAS REFORMAS FISCALES SE REPITEN UNA Y OTRA VEZ Se trata de una triste realidad latinoamericana: nuestros impuestos cambian cada vez más frecuentemente, y tenemos que pensar más que nunca en diseños y soluciones que sean fáciles de mantener y cambiar. De lo contrario, tendríamos que movilizar a un gran equipo de personas y afrontar altos costos ante cada nueva modificación. Dedicarles el tiempo adecuado a esas fases implica ahorros futuros. Lógicamente, es necesario contar con especialistas para ello, expertos en ERP que entiendan los cambios, que estén al tanto de las tendencias y que también puedan preparar el sistema para lo que viene. 4. AUTOMATIZA TU PROCESO DE FACTURACIÓN PARA EVITAR ERRORES El hecho de tener cada vez más reglas que cumplir hace que a veces las personas deban estar más atentas a detalles y prestar aún más atención a tareas que en realidad podrían automatizarse. ¿Por qué arriesgarse cuando podemos evitarlo? Es muy recomendable eliminar del todo los procesos manuales de facturación en tu empresa y así evitar errores y multas por parte del SAT. Además, esto permite que tus empleados puedan dedicarse a tareas más analíticas en lugar de operativas, lo cual es más estimulante para ellos, genera mejores resultados y mayor valor para la empresa. 5. INTEGRA LOS PACS A TU ERP Todas las empresas mexicanas utilizan un Proveedor Autorizado Certificado por el SAT (PAC), y además, muchas de ellas ­­–sobre todo las medianas y grandes–, cuentan también con un ERP sobre el que recaen sus transacciones. Es importante asegurarte que ambos sistemas trabajen de la mano y que la facturación no suponga horas extras de trabajo a tus departamentos de contabilidad e impuestos, como ocurre, por ejemplo, cuando los xml de una factura o los complementos de pagos se pierden por el camino. Para eso, lo mejor es encontrar una forma eficiente de integrar el PAC con el ERP de tu empresa. -- EXCÉLSIOR